Hoeveel betalingsherinneringen of aanmaningen moet u versturen alvorens u een incassobureau inschakelt? Dat is een veelgestelde vraag onder onze klanten. Het antwoord is afhankelijk van welke markt u bedient, business-to-business of business-to-consumer. Gemiddeld gezien sturen bedrijven tussen de één en drie aanmaningen, voordat ze overgaan tot het inschakelen van een incassobureau. 

Over het algemeen geldt: na het verlopen van een redelijk termijn, dient u minimaal één aanmaning te sturen voordat u een incassobureau mag inschakelen.

Aanmaning sturen aan de consument

Wettelijk gezien zit er een verschil tussen zakelijke klanten en particuliere klanten. Wanneer een particuliere klant verzuimt om zijn factuur te betalen bent u verplicht om tenminste één herinnering te sturen, waarin u uw klant 14 dagen de tijd geeft om alsnog te betalen. Pas als er na deze 14 dagen nog niet is betaald, kunt u een incassobureau inschakelen. Houd er rekening mee dat wanneer u incassokosten in rekening wilt brengen bij uw klant, u dit van tevoren meldt op de aanmaning. Als u dit niet doet, dan kunnen er geen incassokosten in rekening worden gebracht. Incassokosten voor particulieren zijn volgens de WIK (Wet Incassokosten) altijd een bepaald percentage van het factuurbedrag.

Factuurbedrag % incassokosten
Over de eerste €2.500,- euro 15% (met een minimum van €40,-)
Over de volgende €2.500,- euro 10%
Over de volgende €5.000,- euro 5%
Over de volgende 190.000,- euro 1%
Over het resterende van het bedrag 0,5% (met een maximum van €6.775,-)

Betalingsherinnering sturen aan bedrijven

Is uw klant een andere onderneming, en dus een zakelijke klant? Dan bent u niet verplicht om u aan de wettelijke regels van de Wet Incassokosten te houden. Zodra de betalingstermijn verstreken is, mag u direct een incassotraject starten. Desalniettemin is het vaak wel gebruikelijk om eerst een betalingsherinnering te sturen. Een andere optie is ook om eerst persoonlijk contact met uw klant op te nemen, omdat er vaak een (langdurige) zakelijke relatie aan vooraf gaat.

Deze stappen kunt u zelf ondernemen wanneer uw factuur niet betaald wordt.

Hier moet een aanmaningsbrief aan voldoen

  • Geef uw klant na ontvangst van de aanmaning nog 14 dagen de tijd om kosteloos hun factuur te voldoen. De 14 dagen gaan pas in zodra de brief bij uw klant is bezorgd, houdt dus rekening met de juiste formulering van deze termijn;
  • Vermeld ten alle tijden welk bedrag aan incassokosten u in rekening brengt als uw klant niet betaalt, als u dit niet doet mag u deze kosten niet verrekenen;
  • Het sturen van een aanmaningsbrief is verplicht wanneer uw klant een consument is (business-to-consumer). Het sturen van een herinnering is niet verplicht wanneer het om een zakelijke klant gaat.

Toch een incassotraject starten?

Heeft u al diverse herinneringen gestuurd maar wordt er door uw klant geen gehoor aan gegeven? Laat dan onze incassospecialisten voor u aan de slag gaan. Zij zullen er alles aan doen om uw klant alsnog over te laten gaan tot betaling van de factuur, uiteraard met het oog op het behoud van de klantrelatie.

Is dit uw eerste incassotraject? We helpen u graag op basis van no cure no pay. Dat betekend dat wanneer er geen resultaat behaald wordt, u ons niets verschuldigd bent. Neem contact met ons op als u een incassotraject wilt starten, of wanneer u meer informatie wilt over onze werkwijze.

Start een incassotraject of vraag meer informatie aan