Een openstaande factuur is natuurlijk niet leuk. Jij hebt werkzaamheden uitgevoerd of een product geleverd en dan verwacht je dat er betaald wordt. Weigert de klant te betalen of is een klant stelselmatig te laat? Verstuur dan een ijzersterke betalingsherinnering.

Viridi Credit Solutions is een klantvriendelijke incassobureau. Wij zorgen ervoor dat klanten wél betalen, maar dat jij geen klanten verliest. Eigenlijk is dit precies de uitwerking die je zoekt voor een betalingsherinnering. Het is niet de bedoeling om een klant te beledigen of om boos te worden. Wel mag de brief een directe en zakelijke aanpak hebben.

Tip 1: Verstuur een betalingsherinnering snel na het verstrijken van de betaaltermijn

Hanteer je een betalingstermijn van 14 dagen? Verstuur de herinnering dan op de 15e of 16e dag. Wacht niet langer dan dertig dagen, want je neemt je eigen betalingstermijn dan niet serieus. Klanten merken het als je bovenop facturen zit en zullen voortaan sneller betalen. Het is psychologisch: een klant schaamt zich een beetje als hij iedere keer een betalingsherinnering krijgt en zal in de toekomst sneller het geld overmaken.

Tip 2: Maak het persoonlijk en stel vragen

Een algemene betalingsherinnering wordt waarschijnlijk niet goed gelezen. Het is veel beter om de brief persoonlijk te maken en om de ontvanger op de man af te vragen waarom hij niet betaalt. Is de factuur wel aangekomen? Staat alle informatie wel op de factuur? Of is de klant ontevreden over de geleverde dienst of product? Een klant zal zich geroepen voelen om te antwoorden op deze brief. Je krijgt handige informatie. Misschien komen facturen standaard in de spamfolder van de klant of verstuur je facturen naar een verkeerd mailadres. Een klant zal het niet leuk vinden om iedere keer jouw vragen te beantwoorden en zal dit de volgende keer ontwijken door sneller te betalen.

Tip 3: Bel even met de klant

Persoonlijk contact is erg belangrijk. Soms is het slimmer om even te bellen voor je een betalingsherinnering verstuurd. Je kunt dan telefonisch afspraken maken met de klant. Het telefoontje hoeft natuurlijk niet alleen over de openstaande factuur te gaan, maar moet wel eindigen met een concrete afspraak. Betaalt een klant na zeven dagen alsnog niet, stuur dan wel een betalingsherinnering.

Tip 4: Maak betalen makkelijker

Even een Tikkie doen: dat is snel en makkelijk. Toch kunnen facturen ook makkelijker betaald worden. Koppel jouw facturatiesysteem bijv. met Mollie. Zet in de onderwerpregel van iedere factuur: [ Makkelijk betalen via iDeal ] of [ Binnen 5 seconden betalen ]. De meeste facturatieprogramma’s hebben tegenwoordig een koppeling met Mollie of een andere Payment Service Provider.

Een andere mogelijkheid voor dienstverleners met maandelijkse abonnementen: bundel maandelijkse abonnementen en laat jouw klanten 1x per kwartaal, half jaar of jaar betalen. Zo hoef je niet te jagen achter allerlei kleine facturen. Je kunt daarnaast voor de tijd factureren, wat beter is voor de cashflow.

Tip 5: Start een incassotraject

Heb je inmiddels meerdere betalingsherinneringen gestuurd, dan is het slim om een incassotraject in gang te zetten. Veel incassobureaus gaan nogal agressief te werk. Bij Viridi stellen we twee doelen: het behouden van de klantrelatie en zorgen dat jij betaald krijgt. Meer weten? Vul dit formulier in.

Voorbeeld betalingsherinnering

Hieronder zie je een voorbeeld van een brief voor een betalingsherinnering.

Van: [jouw e-mailadres]
Aan: [e-mailadres klant]
Cc: [e-mailadres eventueel contactpersoon]
Bijlage: Factuur
Onderwerp: Betalingsherinnering [factuurnummer] van [bedrijf]

Geachte heer/mevrouw [achternaam], beste [voornaam],

Volgens onze administratie hebben wij nog geen betaling van factuurnummer [factuurnummer] ontvangen. Het gaat om een bedrag van [bedrag] euro. Inmiddels is de betalingstermijn van de factuur verstreken.

Heeft u de factuur niet goed ontvangen? Of staat de onjuiste informatie op de factuur? Laat het mij dan even weten.

Ik vraag u of u binnen zeven dagen het factuurbedrag van [bedrag] euro kunt overmaken naar [jouw IBAN-nummer] op naam van [bedrijfsnaam] en onder vermelding van het factuurnummer.

Als u inmiddels al heeft betaald, dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam]
[e-mailadres]